Hlásenie klientov je často bolestivé miesto pre agentúry. Zhromažďovanie štatistík sociálnych médií z viacerých kanálov, sťahovanie ich KPI a ich premena na dobre vyzerajúcu správu môže trvať hodiny. To sú hodiny, ktoré marketingová agentúra nemá. Tento proces môže byť časovo náročný, únavný a klienti ho niekedy neocenia.
Alebo aspoň byť.
Pozrime sa, aké ľahké je vytvárať správy pre viacerých klientov pomocou Buffer.
Vytváranie správ viacerých klientov: Body bolesti agentúr
Ako riaditeľ Agentúra pre obsahmôžem skonštatovať, že tradičné metódy, ktoré sme pri tvorbe klientskych reportov používali, boli nezáživné, vyčerpávajúce, často nepresné.
Časovo náročné
Podľa CallRail’s 86 % agentúr uviedlo podávanie správ ako základnú službu Výhľad pre digitálne agentúry. Podľa agentúrnej správy sa reportovaniu venuje približne 56 hodín týždenne.
Ako agentúra s viacerými klientmi môžete jednoducho stráviť niekoľko dní vytváraním prehľadov. Čas, ktorý nemáte a ktorý by ste najradšej venovali rozhovorom s klientmi a plánovaniu marketingových kampaní.
Tak únavné
Môj maznáčik peeve sa prihlasuje a odhlasuje z rôznych sociálnych sietí.
Každý náš klient má v priemere tri sociálne siete spravované nami. Vynásobte to 15+ klientmi – a máte 45 prihlásení. Potom sa musíte popasovať s prehľadmi jednotlivých platforiem, sťahovať súbory CSV, vytiahnuť údaje a dať to všetko dohromady do programu PowerPoint, ktorý ste museli vytvoriť. Nie ďakujem.
Nepresné údaje
Jednu vec, ktorú som si v minulosti uvedomil pri manuálnom vytváraní prehľadov, je, že v údajoch môžu byť nepresnosti.
Môže to byť preto, že:
- Neporovnávaš správne časové rámce.
- Prehľady začínajú každý mesiac v iný deň.
- Neťaháte zakaždým tie isté čísla.
- Vaše manuálne výpočty a porovnania týkajúce sa počtu sledovateľov a zapojenia sú nesprávne.
Zaneprázdnení a vystresovaní manažéri sociálnych médií môžu tieto chyby ľahko urobiť pri zostavovaní viacerých klientskych správ.
Odrežte rohy
Manažéri sociálnych médií nemajú rovnaké zmýšľanie ako analytici údajov sociálnych médií a zvyčajne ich nebaví vytvárať tieto správy. Tento postoj môže viesť k tomu, že sa budú prerezávať rohy, robia sa odhady a klienti neskončia s presným obrazom prostredia svojich sociálnych médií.
Vyhnite sa bežným chybám, ktorých sa dopúšťajú aj skúsení manažéri sociálnych médií.
Hlásenie klientov: Body bolesti
Teraz máme problémy agentúry z cesty, a čo tie klientske?
Roky skúseností s prácou s klientmi a predtým s manažmentom a akcionármi mi poskytli niekoľko skvelých poznatkov. Rozumiem tomu, čo funguje a čo nie a konkrétnejšie, čo klientov na vykazovaní otravuje.
Zložitý žargón
Toto je jedna z najväčších výčitiek, ktoré klienti majú v súvislosti s nahlasovaním sociálnych médií. Vaša agentúra vložila do správy množstvo grafov, žargónu ako LTV, CTA a CTR a predložila ju.
Vaši klienti alebo akcionári väčšinou nie sú odborníkmi na sociálne médiá. Nepotrebujú byť, pretože vás najali!
Predvádzanie sa napchávaním pôsobivých módnych slov a stránok s údajmi pravdepodobne podráždi vašich klientov. Prípadne dátam jednoducho nebudú rozumieť. Takže môžu vyvodiť vlastné nesprávne závery o vašej práci. Naši klienti sú zaneprázdnení ľudia. Nechcú tráviť čas rozbaľovaním vášho žargónu.
Ťažko čitateľné
Spolu so zložitým žargónom v stávkach na obťažovanie klienta je ťažko čitateľná správa. Možno je to viacero rôznych dokumentov pre každý kanál. Alebo možno je doručený prostredníctvom Excelu alebo obsahuje veľké odseky textu, ktorých čítanie je časovo náročné.
Klienti na to vo všeobecnosti nemajú čas.
Chcú vidieť:
- Údaje titulku
- Náznak pokroku
- Ďalšie akcie
Nekonzistentné
Klienti neradi dostávajú prehľady v rôznych obdobiach mesiaca alebo v nerovnakých časových rámcoch.
Napríklad začnete odosielať prehľady na konci januára, na konci februára, potom jeden odošlete 5. marca… potom 10. apríla.
Vaši klienti radi vidia vaše prehľady každý mesiac v rovnakom čase a dokonca si môžu naplánovať tímové stretnutia alebo e-maily akcionárom, aby ich zahrnuli.
Je tiež jednoduchšie porovnávať celé mesiace medzi sebou ako štyri týždne tu a tri týždne tam. Naše prehľady rád posielam na konci mesiaca v posledný pracovný deň.
Nezabudnite určiť dni, v ktorých budete chcieť každý mesiac posielať svoje prehľady, aby si váš klient mohol plánovať dopredu.
Zistite, ako sa už teraz pripraviť na koncoročné výkazy pre klientov
Žiadny záver
Klientske správy by mali vždy obsahovať stručný záver, odporúčania a akčné body.
Napríklad:
Vaše akčné položky nemusia byť eseje. V skutočnosti je lepšie, ak nie sú. Vždy zahrňte zvýraznené údaje a malé úryvky vzdelania.
Je to pre vás dôležité, pretože…
Nesúvisí s KPI
Marketingové agentúry zvyčajne vedia o KPI klientov.
Buď nám to povedali na začiatku, alebo sme im to povedali na začiatku v ich počiatočnej stratégii. Ak potom vytvoríte správy pre klientov, ktorí nemajú žiadny význam alebo zmienku o ich KPI sociálnych médií, prinútite svojich klientov, aby sa pýtali, čo robíte.
Tiež im sťažíte ospravedlnenie používania agentúry, keď nedokážu sledovať prepojenie medzi cieľmi a činmi.
Vždy prepojte prehľady svojich klientov s jedinečnými KPI každého klienta. Ak ich nedosahujete, nebojte sa to povedať. Chce to jednoducho zmenu smeru.
Takže môžete vidieť, že bolesti agentúry a klienta sú v podstate rovnaké. Ani jeden nechce zvládať zdĺhavé zložité správy, ktorých výroba a čítanie trvá hodiny.
Prečo to potom robiť?
Pozrime sa na niektoré osvedčené postupy pri vytváraní prehľadov pre klientov a na to, ako môže Buffer pomôcť agentúram vytvárať prehľady pre viacerých klientov.
Ako často mám robiť výkazy pre klientov?
Pri odosielaní správ je dôležitá konzistentnosť. Pomôže to aj vám ako agentúre, pretože posledný pracovný deň v mesiaci môžete venovať napríklad vytváraniu a odosielaniu správ.
Zvážte tieto časové rámce:
Jednorazové správy
Ak ste spustili kampaň alebo minuli rozpočet na reklamu, možno budete chcieť vytvoriť menší a cielenejší jednorazový prehľad na analýzu výkonnosti kampane.
Výskumné správy
Niekedy klient prejaví záujem o konkrétne kľúčové slovo, región alebo demografickú skupinu. Môžete byť úžasnou agentúrou, ak svojmu klientovi ponúknete prieskumnú správu, ktorá mu pomôže rozhodnúť sa.
Pravidelné správy
Ako sme diskutovali, toto by mala byť vaša hlavná správa. Mesačné správy, ktoré zobrazujú váš pokrok v sociálnych sieťach a porovnávajú KPI klientov. Môžete tiež zahrnúť konkurenčné porovnanie medzi mesiacmi.
Aký časový rámec by sa mala správa pre klienta vzťahovať?
Aj keď musíme zostať v súlade s našimi mesačnými prehľadmi klientov, niekedy sa môžu použiť iné časové rámce.
Správy o prevzatí
Ak vaša agentúra práve prevzala správu kanálov sociálnych médií klienta, vypracujte predbežnú úvodnú správu. Mohlo by to byť porovnanie medzi prvým mesiacom prevádzky účtu a predchádzajúcim mesiacom.
Týždenné správy
Ak míňate rozpočet na konkrétnu kampaň, budete ju chcieť dôkladnejšie sledovať, než ju nechať mesiac bežať.
Mesačné správy
Pravidelné mesačné reporty sú pre nás štandardom. (Naším cieľom je vyrábať ich v posledný pracovný deň každého mesiaca.)
Štvrťročné/ročné správy
Mnoho klientov má štvrťročné alebo ročné stretnutia s akcionármi a riaditeľmi. To, že im poskytnete presnú snímku, ktorú si môžu vziať na stretnutie, sa zvyčajne veľmi oceňuje.
Agentúry, ktoré pracujú s viacerými klientmi, môžu chcieť dodržať rovnaký časový rámec vykazovania. Ak klienta prijmete v polovici mesiaca, potom vytvorte prehľad do konca mesiaca a potom ho uveďte do vzorov mesačných prehľadov ako vaši ostatní klienti.
Aké údaje by ste mali zahrnúť do správy o klientovi?
Údaje, ktoré uvediete vo svojom prehľade, by mali byť pre klientov zmysluplné. Takže v tomto prípade jedna veľkosť nesedí všetkým. Základný prehľad z Buffer obsahuje nasledujúce metriky:
- Rast účtu
- demografické údaje publika
- dojmy
- Prehľad obsahu
- Zasnúbenie
- riadenie komunity
- Najlepší čas na zverejnenie
Toto sú metriky zobrazené na kanál a ideálne pre malý marketingový tím alebo agentúru, ktorá práve začína.
Tu je prehľad z vlastného Facebook účtu Contentworks v mesiaci od 16. apríla do 15. mája. Používa sa základná metóda nahlasovania, takže každý prehľad kanála bude vytvorený samostatne.
Power Report ponúka oveľa viac možností pre klientske reporty
Buffer Power Report má veľa ďalších možností, ku ktorým máte prístup cez záložku v ľavej hornej časti vášho prístrojového panela.
Sú ideálne na vytváranie viacerých správ na viacerých kanáloch.
Pre agentúry je to víťaz, pretože si môžete vybrať presne taký prehľad, aký potrebujete pre svojich klientov. Chcete sa ponoriť do kampane konkrétneho kanála? Môžete ísť na individuálnu správu.
Spravujete pre svojich klientov viacero kanálov? Získajte prístup ku všetkým naraz pomocou metódy agregovaného prehľadu.
Tu je posudok od Kelly z Baby Got Content o Power Reports:
Na ľavej strane vidím všetky svoje klientske účty a môžem vybrať tie, ktoré chcem zahrnúť, až 10. Je nepravdepodobné, že by klient mal s vami viac ako 10 sociálnych sietí. Priemer je 3. To znamená, že všetko sa zmestí do jedného prehľadu.
Po výbere kanálov si môžete vybrať metriky, ktoré chcete zahrnúť.
Naplánujte si, aby správy vychádzali každý týždeň alebo mesiac bez toho, aby ste sa museli prihlasovať a aktivovať ich. Je vhodné, aby ste ich poslali aj sebe, aby ste ich videli spolu so svojím klientom.
Okrem toho si môžete vybrať presný čas, časové pásmo, deň alebo dátum, kedy sa majú prehľady zverejňovať každý mesiac. Ušetríte pripomenutia kalendára alebo poznámky na stole!
Prispôsobte správu pre profesionálnu agentúru pridaním loga vašej agentúry alebo vašich klientov.
Nižšie môžete vidieť, že som pridal svoje logo (klient) a logo (agentúra). To sa potom objaví v správe, čo jej dodáva profesionálny pocit.
Súhrnné prehľady sú skvelé pre agentúry, ktoré potrebujú posielať správy viacerým klientom. Kombinujú údaje z kanálov v hornej časti:
Ale potom tiež takto rozčlenia každý kanál nižšie.
Klienti radi vidia svoje . Čo malo v mesiaci najlepšie výsledky pre jednotlivé kanály. Táto vysoko vizuálna správa uľahčuje klientom skenovanie a sledovanie toho, čo sa deje pre ich značku.
Funkcie Power Reports môžete použiť na sledovanie úspešnosti marketingových kampaní, generovanie správ na mieru pre akúkoľvek zainteresovanú stranu a informovanie o vašej marketingovej stratégii ďalšími údajmi. Môžete vytvoriť toľko štítkov, koľko potrebujete, až pre päť sociálnych profilov.
Vytvárajte lepší obsah s údajmi z prehľadu sociálnych médií
Keď stlačíte , váš klientsky prehľad sa odošle na vami vybraný e-mail do piatich minút.
Ak máte svoje prehľady naplánované, automaticky zhasnú bez toho, aby ste sa museli prihlasovať!
Vy alebo vaši klienti dostanete správu vo formáte PDF obsahujúcu ich vlastnú prispôsobenú správu. Toto sa ľahko číta, zdieľa a ukladá. Obsahuje všetky údaje kanála v jednom dokumente.
Agentúry, ktoré vytvárajú správy pre viacerých klientov, ich môžu jednoducho uložiť do priečinkov servera klienta po tom, čo ich každý týždeň alebo mesiac automaticky dostanú.
Môžete si tiež vybrať, či chcete do svojho prehľadu pridať snímky pre svoje závery alebo osobne poslať prehľady klientom s prehľadom e-mailom. Závisí to od pracovného zaťaženia vašej agentúry a od toho, či chcete odstrániť naplánovaný prvok prehľadov.
Dohodnite si so svojimi klientmi pravidelné hovory zoom. Nemusí to byť mesačné, ale štvrťročné volanie na prechádzanie správ je víťazom. Majte prehľady pred sebou alebo si vytiahnite štvrťročnú správu, ktorú si spolu prejdete. Váš klient tak dostane príležitosť klásť otázky alebo diskutovať o úlohách.
Prehľady klientov sú s Buffer jednoduché
Buffer je obľúbenou agentúrou, pretože rozumie nášmu úsiliu, pokiaľ ide o vytváranie viacerých klientskych správ, a oslovuje ich priamo. Poznajú tiež časové obmedzenia, požiadavky klientov a problémy so zdrojmi, ktorým čelí väčšina marketingových agentúr.
Informačný panel Buffer kombinuje všetko, čo agentúra potrebuje na úspešné spravovanie viacerých klientov na jednom mieste. To je plánovanie, odpovede, prideľovanie členov tímu a vytváranie správ o zabijakoch.