Ako môžu neziskové organizácie maximalizovať produktivitu kancelárie

Neziskové organizácie majú väčšiu výzvu ako väčšina organizácií, aby mali neustále k dispozícii primerané zdroje – čas aj peniaze. Tieto skupiny sú veľmi štíhle, čo znamená, že vždy hľadajú inteligentné spôsoby, ako „urobiť viac s menej“. Tu je niekoľko jednoduchých spôsobov, ako si rezervovať zdroje a maximalizovať svoje úsilie…tipy, ktoré fungujú nielen pre neziskové organizácie, ale takmer pre všetky podniky!

1. Zorganizujte si papierovanie a vyčistite digitálne súbory

Nič nehovorí o neefektívnosti tak, ako stohy papiera, hromady priečinkov a rôzne poznámky okolo vašej kancelárie a počítača. Jumpstart zlepšil produktivitu organizáciou papierových a digitálnych dokumentov pomocou protokolov, ktoré dávajú najväčší zmysel pre to, ako pracujete. Budete prekvapení, koľko práce ešte zvládnete, keď ho vložíte do praktických vedier.

Preplnená kancelária má tendenciu zvyšovať stres pracovníkov; stohy papiera, „záchytné“ skladovacie priestory a roztrúsené zásoby tiež prispievajú k neefektívnosti. Jednoduché opravy nestoja veľa, ale môžu pomôcť vašej organizácii fungovať ako dobre namazaný stroj:

  • Udržujte poriadok v zásobách. Úložné police označte názvom položiek, ktoré tam patria. To bráni ľuďom umiestňovať zásoby „kamkoľvek“ a každému uľahčuje rýchlo nájsť to, čo potrebuje. Ak je úložný priestor na vysokej úrovni a máte pocit, že do týchto priestorov nemôžete vtesnať ešte jednu vec, hľadajte robustné, lacné skladovacie policové systémy, ktoré vám pomôžu vyťažiť maximum z každého štvorcového palca.
  • Nastaviť priečinky alebo podnosy v blízkosti vašich tlačiarní, kde môžu ľudia vkladať dokumenty, ktoré na tlačiarni nájdu. Bez týchto lacných organizačných nástrojov sa dokumenty stratia alebo pomiešajú a pracovníci trávia viac času hľadaním toho, čo potrebujú.
  • Trvajte na jednom spôsobe robenia vecí. Keď niektorí ľudia ukladajú papierové dokumenty do priečinkov, iní ukladajú digitálne verzie na sieťový server a ďalší si nechávajú všetko, čo vytvoria na svojich počítačoch, máte veľmi mätúci systém, vďaka ktorému je takmer nemožné určiť, či ľudia pracujú na najnovších presné dokumenty. Nastavte jednoduché protokoly, ktoré načrtnú, ako budete vytvárať a ukladať dokumenty, a potom nimi všetkých prejdite, aby ste zabezpečili konzistentnosť v rámci tímu.
Čítať:  839 inšpiratívnych obchodných mien nechtov

2. Znížte množstvo odpadu

Nastavte predvolené nastavenia všetkých počítačov na čiernobielu, obojstrannú tlač. To ušetrí značné množstvo peňazí za toner, papier a súvisiaci tlačový spotrebný materiál. Mali by ste sa tiež opýtať odborníka na riešenia podnikových technológií na tlačiarne a multifunkčné zariadenia, ktoré možno nastaviť tak, aby tlačili len vtedy, keď osoba, ktorá dokument požaduje, stlačí tlačidlo na tlačiarni. Tento nástroj pomáha znižovať plytvanie, ku ktorému dochádza, keď ľudia stlačia „tlač“, ale zmenia názor a dokument nikdy nezodvihnú! Existuje množstvo ďalších funkcií, ktoré majú tlačiarne na zníženie odpadu, ako je napríklad odoslanie úlohy do tlačiarne, ktorá je cenovo najvýhodnejšia pre požadovaný typ výtlačku.

3. Využite online nástroje a aplikácie

K dispozícii sú desiatky, ak nie stovky online nástrojov a aplikácií (mnohé z nich sú bezplatné), ktoré pomáhajú organizáciám všetkých typov riadiť úlohy, organizovať úsilie a poskytovať kvalitné služby včas av rámci rozpočtu. Pozrite sa sem pre niektoré určené len pre neziskovky! Zamerajte sa na tie, ktoré sú navrhnuté tak, aby zvýšili produktivitu, maximalizovali úsilie, zlepšili fundraising, vytvorili webový obsah, realizovali sociálne médiá a e-mailové kampane a spravovali čas.

4. Porozprávajte sa s poskytovateľom spravovaných IT služieb

Najatie poskytovateľa spravovaných IT služieb je ďalším jednoduchým spôsobom, ako môžu neziskové organizácie ušetriť čas a peniaze a zároveň im poskytnúť pokoj, že o vaše systémy je postarané. Poskytovatelia spravovaných IT služieb zaistia, že vaše potreby podnikovej technológie budú splnené a vaše počítače a sieť budú aktuálne a budú pracovať s maximálnym výkonom. Pomôžu vám s nastavením a konfiguráciou hardvéru/softvéru, poskytnú 24/7 IT podporu, zálohovanie a obnovu a oveľa viac.

Čítať:  Ako vytvoriť úžasné fórum vo WordPress s wpForo

Ste nezisková organizácia a hľadáte spôsoby, ako zvýšiť produktivitu a znížiť náklady? Pozrite sa na niektoré z riešení, ktoré sme zaviedli pre neziskové organizácie, na tejto stránke našej lokality!

Nové Publikácie:

ODPORÚČANIE