Ako vybudovať agentúrne procesy pre rast a byť…

Akonáhle máte agentúru so štyrmi až piatimi klientmi, veci sa stanú skutočnými. Uvedomujete si, že každý klient má iné potreby, čo vám môže dať poriadne zabrať. A, samozrejme, veci sa budú naďalej napínať, keď budete získavať ďalších klientov.

V dôsledku toho sa môžete stretnúť s prekážkami, oneskorenými dodávkami, dlhším pracovným časom, nespokojnou pracovnou silou atď. Ale ak si zavediete agentúrne procesy od začiatku, môže to byť pre vás efektívne a zvládnuteľné.

S niektorými spoľahlivými agentúrnymi systémami môžete dosahovať lepšie výsledky, efektívne využívať zdroje a dokonca mať vyššie zisky.

Tento článok vám pomôže dostať sa tam.

Nižšie uvidíme, ako vybudovať agentúrne procesy, ktoré prinášajú výsledky a v konečnom dôsledku aj lepšie zisky!

Čo sú to agentúrne procesy?

Agentúrne procesy sú systémy riadenia so začiatkom a koncom.

Používajú sa na spustenie vašich operácií na každej úrovni vrátane plánovania, realizácie, dokončenia a sledovania. Pomáha to pri realizácii vášho jedinečného pracovného postupu, aby ste dosiahli svoje ciele a súčasne rástli.

Michael Gerber, autor slávneho The E-Myth Revisited, píše o procesoch nasledovné:

Spolu s metódami sme zahrnuli aj odborné posudky od úspešných majiteľov agentúr, ktorí posunuli svoje podnikanie na ďalšiu úroveň budovaním, dokumentovaním a optimalizáciou procesov vo svojich agentúrach.

Učte sa z ich príkladov a vezmite si vážne systematizáciu svojich pracovných postupov už dnes.

Ako si vybudovať procesy agentúry

Nasledujúce kroky vám môžu pomôcť vybudovať fungujúce procesy agentúry:

1. Stanovenie priorít procesu

Začnite tým, že uvediete všetko, čo vo svojej agentúre robíte. Kráčajte po krokoch každého potenciálneho klienta a zmapujte jeho cestu interakcií a akcií vykonávaných vaším tímom.

Čítať:  5 spôsobov, ako povoliť alebo zakázať tichý režim Instagramu na telefóne a počítači

Bude obsahovať zoznam kompletných výstupov vrátane míľnikov projektu, výziev, ktorým čelí interakcia so zainteresovanými stranami, atď. Stačí získať všetko možné, čo ste vytvorili a dodali. Umiestnite naň aj časové okno.

Pozrite sa na prácu za posledných šesť mesiacov, vytiahnite zmluvy, ktoré ste podpísali, a vytvorte zoznam.

Potom prejdite týmto zoznamom a zmerajte tri kategórie v každom procese na stupnici od jednej do piatich.

  • Ako často prechádzate týmto procesom ako tím a ako dobre rozumiete jeho krokom?
  • Aký zložitý je tento proces a koľko vonkajších systémov doň treba zapojiť?
  • Aký bolestivý je pre vás tento proces práve teraz?

Keď budete mať pripravený zoznam, stanovte priority (na stupnici od 1 do 5). Ukáže vám vaše najbolestivejšie procesy a tie, ktoré je potrebné rozvíjať, pretože ich budete často používať a nechcete zakaždým strácať čas a zdroje.

Alex Contes, spoluzakladateľ a odborník na SaaS spoločnosti *ReviewGrower* vyjadril svoje názory ako

Bowart Wolfe, manažér elektronického obchodu a generálny riaditeľ:

2. Stanovte si ciele

Ciele sú nevyhnutné na vytvorenie štruktúry vašich procesov.

Okrem stanovenia cieľov vo väčšom rozsahu, ako sú výstupy a uspokojovanie potrieb klientov, by ste si mali nastaviť aj kritériá a míľniky, ktoré sa použijú na vyhodnotenie vášho pokroku.

Mnoho organizácií používa metódu SMART na nastavenie akčných míľnikov riadených termínom. Táto štruktúra je stručne opísaná nižšie:

Konkrétne: Uistite sa, že každý cieľ je úzky a obsiahnutý. Myslite na to, že „ušetrite na mesačných režijných nákladoch“, nie „generujte vyššie príjmy“.

Merateľné: Ako budete hodnotiť, či robíte pokroky? Pomohlo by vám, keby ste mali konkrétne metriky agentúry na zabezpečenie vášho úspechu.

Dosiahnuteľné: Ciele by mali byť dosiahnuteľné rozumne a nekladajte si nerealistické ciele. Mali by byť vždy vybrané, pričom treba pamätať na vašu minulú pozíciu.

Relevantné: Cieľ musí byť v súlade s dlhodobými cieľmi agentúry. Napríklad, ak chce agentúra rásť na sociálnych sieťach, mala by myslieť na aktivity na zvýšenie počtu sledovateľov.

Čítať:  8 Magento SEO tipov

Časovo podmienený: Cieľ sa považuje za SMART len vtedy, keď je časovo ohraničený, napr. dosiahnutie 3-násobku sledovateľov za 6 mesiacov.

Jaden Oh, riaditeľ vyhľadávania v *TRAFFV* vysvetľuje,

Predávajte hosting, aby ste maximalizovali svoje opakujúce sa príjmy a zisk

S DreamHost môžete svojim klientom predávať špičkový spravovaný hosting za cenu, ktorú si vyberiete.

3. Pripravte si svoj Tech Stack

Pri nastavovaní procesov vašej agentúry budete musieť využiť nástroje šetriace čas, ktoré vám pomôžu.

Váš tím sa bude musieť orientovať v najbežnejších funkciách, od generovania potenciálnych zákazníkov až po uzatváranie klientov, fakturáciu a informovanie o projekte a nakoniec prejsť k skutočnej práci a výstupom.

Fíha!

S tým je spojených veľa procesov. Keď však budete mať vo svojom technickom balíku pripravené správne nástroje a softvér, budete lepšie budovať a zefektívňovať svoje procesy.
Nástroje používané pre niektoré funkcie agentúry sú:

  • Projektový manažment: Monday.com, Trello, Airtable, Teamwork
  • Komunikácia: Slack, Google Chat a Microsoft Teams
  • Zdieľanie dokumentov a materiálov: Disk Google, OneDrive, Dropbox a WeTransfer
  • Stretnutie: Calendly, Zoom, CalendarHero, Google meet
  • Správa klientov: Proofhub, Hubspot
  • Fakturačný softvér: Freshbooks, Xero, Wave, Quickbooks

Jerry Han, CMO v PrizeRebel, hovorí o nástrojoch, ktoré im pomáhajú:

4. Nastavte štruktúru tímu

Teraz, keď je proces agentúry vysvetlený, je čas určiť nasledujúce:

Kto čo robí a do akej miery? Aké sú úlohy a zodpovednosti vášho tímu? Jednotlivci už majú tituly ako kreatívny riaditeľ, projektový manažér, copywriter, marketingový manažér atď.

To, ako je projekt štruktúrovaný, určuje potrebu identifikovať hlavný tím, ktorý sa má zapojiť.

Tiež by mal existovať jasný smer týkajúci sa vzťahov s podávaním správ. Je dôležité zapojiť váš tím do vytvárania procesov, pretože čím viac sa bude podieľať, tým väčšiu zodpovednosť budú mať nad nimi.

Toto je miesto, kde môžete skutočne delegovať na svoj tím budovanie procesov agentúry a ich udržiavanie bez toho, aby ste sa zapojili do každej jeho časti.

Získajte vzorky návrhov klientov s vysokou mierou konverzie

Vyhnite sa zbytočnostiam s vytváraním šablón a spracovávaním dokumentov pre vašu agentúru s našou užitočnou zbierkou šablón, ktorá vám pomôže zefektívniť a lepšie spravovať základné procesy agentúry. Jednu alebo všetky šablóny si môžete stiahnuť zadarmo vo forme nášho balíka agentúrnych zdrojov.

Čítať:  John Mueller vysvetľuje, ako používať hreflang naprieč doménami

Zdokumentujte svoje procesy

Ak sa proces spustí bez riadnej dokumentácie, riskuje zlú implementáciu, efektívnosť a meranie.

Čo zdokumentovať?

Je dôležité, aby ste si zdokumentovali procesy, ktoré vytvárate. Mali by ste dokumentovať

  • Popis každého kroku vo vašom pracovnom postupe
  • Poradie, v ktorom by sa tieto kroky mali vykonať
  • Nástroje a zdroje, ktoré budete potrebovať pre každý krok
  • Kto je zodpovedný za jednotlivé úlohy
  • Kedy by mali byť úlohy dokončené

Napíšte všetky vstupy a výstupy. Pomôže vám to vylepšiť vaše procesy, aby ste ich mohli znova použiť a vylepšiť.

Ako zdokumentovať?

Čo treba zvážiť pri hľadaní vhodného formátu na dokumentovanie procesov vašej agentúry. Skôr než sa pustíte do písania, položte si tieto otázky:

  • Aký podrobný by mal byť váš dokument
  • Aký formát preferujú členovia vášho tímu?
  • Kto bude zlepšovať proces
  • Kto bude súčasťou spisovania dokumentácie

Môžete dokumentovať procesy pre nasledujúce:

  • Ako vytvoríte svoju e-mailovú kampaň
  • Ako uverejňujete príspevky na sociálnych sieťach
  • Ako odovzdať tovar
  • Ako získať nových klientov
  • Ako fakturovať svojim klientom
  • Akýkoľvek softvér alebo nástroje, ktoré používate (vo väčšine prípadov môžete zo svojho procesu vytvoriť odkaz na uvítacie videá alebo obsah podpory pre príslušný nástroj)

Formát dokumentu

Dokumentovať môžete rôznymi spôsobmi, napríklad:

  • Vizuálna dokumentácia – Vytváranie tabuliek a grafov zobrazujúcich tok procesu.
  • Snímky obrazovky – Urobte snímky obrazovky softvéru, ktoré načrtnú funkčnosť a účel každej funkcie.
  • Záznam obrazovky -screen-recording je najlepšou metódou na zdokumentovanie akéhokoľvek zložitého procesu vytvárania webu
  • Skica/kresba – Kreslenie náčrtov procesu so sprievodnými popismi.
  • Textové/Wordové dokumenty – Vypísanie procesu so sprievodnými popismi

Po dokumentácii

Môžete viesť mesačnú alebo štvrťročnú kontrolu zodpovednosti pre svoj tím, aby ste zistili, či postupuje.

Dokumentácia nie je hotový a oprášený prístup; musíte ho neustále aktualizovať so zmenami vo vašom pracovnom postupe a novými nástrojmi, ktoré vstupujú do vášho technologického zásobníka.

Čítať:  Ako nájsť kanály v telegrame

V podstate, čokoľvek robíte, čo pridáva hodnotu vášmu podnikaniu – zdokumentujte to! Takže ak ochoriete, niekto by sa mohol ľahko prebrať. Ak máte zamestnancov, požiadajte ich, aby zdokumentovali aj svoje procesy a udržiavali ich.

Abdullah Ali, spoluzakladateľ spoločnosti Coding Pixel, sa podelil o svoje myšlienky o dokumentovaní procesov ako:

YigitKonur, zakladateľ digitálnej agentúry Wope,

Pozrite si tu Lee Mathewa Jacksona, kde vysvetľuje prístup „Document as you go“.



Kontrola a optimalizácia procesov:

Po vytvorení základných procesov vo vašej organizácii je dôležité kontrolovať – a neustále kontrolovať – postupy, ktoré ste nastavili. Koniec koncov, to, čo fungovalo raz, nebude fungovať navždy, takže musíte zabezpečiť, aby vaše postupy zostali relevantné a potrebné. Venujte pozornosť akýmkoľvek duplicitným alebo nadbytočným snahám o maximalizáciu efektívnosti.

James De Roche, majiteľ Lead Comet, vysvetľuje:

EdwardSolicito, generálny riaditeľ, To The Top Agency, hovorí o zefektívnení procesu v ich agentúre ako:

Matthew C. Egan, riaditeľ pre obsah z Image Freedom, hovorí o procesoch ako

Väčšina vlastníkov agentúr verí, že neoptimalizované SOP sú najväčšou výzvou pre rast. Preto počas kontroly musíte neustále optimalizovať procesy, ktoré ste vytvorili, aby ste mohli hladko fungovať.

Zapojte sa do nášho programu partnerstva pre agentúry, aby ste podporili rast svojej agentúry

Chcete zefektívniť procesy svojej agentúry a vedieť, aké nástroje a platformy môžu podporiť rast vašej agentúry? Zapojte sa do nášho partnerského programu pre agentúry a využite zľavy, možnosti spoločného marketingu a ďalšie!

Zbalenie:

Procesy stavebnej agentúry vás môžu zefektívniť a zvýšiť istotu vo vašej práci. Ale nedá sa na to prísť naraz.

A to je v poriadku. Cesta neustále pokračuje. Ale mať základný proces pre operácie bude pre agentúru veľmi užitočné.

A samozrejme, v týchto pracovných modeloch nastanú zmeny, keď budete rásť. Bude toho veľa, čo treba pridať a ubrať. Nemajte teda pocit, že je to niečo, čo urobíte raz, a potom to bude navždy.

Dajte mi vedieť v komentároch, aké procesy vaša firma robí dobre. Aké procesy potrebujete najviac zlepšiť?

Nové Publikácie:

ODPORÚČANIE