„Rozpočet hovorí vašim peniazom, kam ísť, namiesto toho, aby ste sa pýtali, kam išli.“
Tento citát od Johna Maxwella zhŕňa dôležitosť solídneho rozpočtu na informačné technológie. A hoci sa plánovanie IT rozpočtu môže zdať náročné – dokonca trochu desivé – oveľa horšie je riadiť potreby IT bez neho.
Úspech vašej spoločnosti závisí od jej IT infraštruktúry, preto je dôležité správne nastaviť rozpočet na technológie. Pozývame vás, aby ste zvážili tieto kroky ako vytvoriť IT rozpočet, ktorý bude fungovať pre vašu firmu.
Stanovte si priority svojich cieľov na informovanie rozpočtu
V hornej časti zoznamu osvedčených postupov pre IT rozpočet je pochopenie vašich primárnych cieľov. Začnite tým identifikáciu vašich obchodných cieľov pre daný rok a ich priradením do prioritnej kategórie. Odporúčame začať s týmito tromi kategóriami na vysokej úrovni:
- “Musieť mať” pre tento rok
- “Mohol by sa použiť” tento alebo budúci rok
- “By bolo pekné” — váš zoznam dlhodobých želaní
Ďalej si pozrite minuloročný zoznam, ak ho máte. Presuňte položky do kategórií pre tento rok podľa potreby. Možno sa niečo v minuloročnej skupine „mohlo použiť“ bude musieť tento rok presunúť do skupiny „musíš mať“.
Váš rozpočet na IT je odrazom celkovej technologickej stratégie vašej spoločnosti. Ak je primárnym cieľom presunúť aplikácie a služby do cloudu s cieľom znížiť náklady, potom by váš rozpočet mal byť náročný na tieto projekty a priority.
Majte na pamäti, že rozpočet, ktorý vytvoríte, určí tón pre IT oddelenie na daný rok, takže by mal byť prepojený s väčšou technológiou alebo víziou spoločnosti.
Získajte maximum z obmedzeného rozpočtu na IT
Mnohé technické rozpočty sa sprísnili v dôsledku nedávnych ekonomických otrasov a neistoty. Ale stále musíte investovať do IT — najmä vzhľadom na obrovský význam technológie pri spájaní ľudí a umožnení viacerých možností práce na diaľku v súčasnosti.
Zamerajte sa na veľké ciele alebo ciele. Ak vaša organizácia potrebuje znížiť náklady, aby pomohla zotaviť sa zo strát, ktoré ste mohli utrpieť v dôsledku hospodárskeho poklesu, uistite sa, že z tohtoročného rozpočtu nie sú vynechané všetky nepotrebné položky.
Ak zistíte, že je to tak, môže ísť len o oddialenie určitých vecí. Napríklad položky, ktoré tento rok nie sú na 100 % potrebné (položky „mohlo by sa použiť“ alebo „bolo by pekné“), možno presunúť do rozpočtu na budúci rok ako potenciálne nevyhnutné položky.
Vzorový rozpočtový rámec
Rozpočet na IT možno rozdeliť do kategórií. Kategórie sa budú líšiť podnik od podniku v závislosti od štruktúry a sofistikovanosti (alebo dokonca existencie) vášho IT oddelenia. Ale toto je dobrý príklad rámca, z ktorého môžete začať TechRepublic.
Opakujúce sa výdavky
Zamestnanci a kompenzácia
Hardvér
- Servery
- Výpočtové zdroje (stolné počítače, notebooky, mobilné zariadenia atď.)
- Sieťové vybavenie a infraštruktúra (firewally, prepínače, bezdrôtové prístupové body)
- Podporné zmluvy (záruky, obnovy atď.)
softvér
- Obnovenie licencií a nové nákupy
- Predplatné (Microsoft 365, Adobe Creative Cloud, Salesforce atď.)
- Zmluvy o podpore/údržbe
Projektové výdavky (jednorazové náklady)
Prvý: Projekt 1
- Náklady na poradenstvo (projektové inžinierstvo/projektový manažment tretej strany)
- Náklady na hardvér
- Náklady na softvér
Potom: Projekt 2, Projekt 3 a tak ďalej.
Zistite viac: Je plne spravované IT alebo spoluriadené IT to pravé pre moju firmu?
Schválenie rozpočtu
Postavili ste rozpočet; teraz to treba schváliť. V tomto prostredí je to dôležité ukázať oblasti so zníženými výdavkami alebo efektívnejšie postupy.
Mesiace pred splatnosťou nového rozpočtu sa snažte nájsť položky, ktoré sa dajú zredukovať alebo premiestniť, aby ste uvoľnili miesto na ďalšie nové výdavky alebo ukázali nejaké úspory na tento rok. Zodpovední budú chcieť vidieť, že už bolo vynaložené úsilie na šetrenie peňazí a znížiť rozpočet.
Zostavenie úspešného helpdesku
Rozpočtovanie je len jedným z aspektov úspešného nastavenia vášho IT oddelenia. Kam odtiaľ môžeš ísť? Budeš musieť uistite sa, že sú na svojom mieste správne kusy so systémom podpory IT, aby ste aj naďalej spĺňali potreby spoločnosti a odôvodňovali svoj rozpočet.
Vytvorili sme kontrolný zoznam, ktorý prechádza dôležitými faktormi, ako je zhromaždenie správneho tímu, vytvorenie štruktúry zodpovedností a ďalšie. Aj keď vaša spoločnosť už má oddelenie IT, tento zoznam vám pomôže pochopiť niektoré osvedčené postupy a začleniť ich do existujúceho nastavenia. Kliknutím na odkaz nižšie získate prístup k svojmu zadarmo skopírujte ešte dnes!
