Máte teda skvelý produkt a skvelú webovú stránku na jeho predaj, ale má vaša firma v oblasti elektronického obchodu zavedené správne finančné procesy, aby prežila?
Podľa a nedávny prieskum podľa Small Business Trends približne 90 % podnikov elektronického obchodu zlyhá počas prvých 4 mesiacov. Problémy súvisiace s procesmi, ako napríklad „minutie peňazí“ a/alebo „problémy s cenou a nákladmi“, uviedla aspoň tretina ich respondentov – okolnosti, ktorým sa často dá predísť vypracovaním a dodržiavaním obchodných postupov.
Tieto procesy a postupy sa často spoločne označujú ako „finančná hygiena“. Rovnako ako naša osobná hygiena nás udržuje zdravých, aj my musíme udržiavať dobré finančné návyky, aby sme si zachovali svoje finančné zdravie.
- Prenajmite si CPA pri začatí podnikania
- Otvorte svoju poštu
- Udržiavať kontroly účtovníctva
- Zosúladiť všetky finančné účty
- Predvídať výdavky
- Dávajte si pozor na dlh
Prenajmite si CPA pri začatí podnikania
A Certifikovaný verejný účtovník (CPA) vám môže pomôcť správne nastaviť vaše podnikanie. Ak ste už spustili, on alebo ona stále môže nasmerovať vaše účtovníctvo správnym smerom, kým sa nevyskytnú nákladné problémy.
Je pravda, že softvér ako Sage a Quickbooks uľahčuje vedenie vlastného účtovníctva. V skutočnosti vám väčšina CPA rada pomôže naučiť sa pracovať s účtovným softvérom. Ale nesprávne nastavenie účtovná osnova vás môže nechať v tme s nastavením, ktoré je zle navrhnuté pre vaše konkrétne odvetvie alebo situáciu.
Napríklad som raz slúžil v predstavenstve, kde nám účtovný softvér nehovoril o našej finančnej situácii. Všetky naše príjmy išli na jeden účet s názvom „všeobecné príjmy“ a všetky naše výdavky išli z jedného účtu s názvom „všeobecné výdavky“. Samozrejme, naše správy boli dosť nezmyselné.
Zriadením niekoľkých účtov, ktoré zachytávali, ako naše finančné prostriedky prichádzali a odchádzali, naše financie ožili.
Rovnaký záver, ale len pár minút strávených pozeraním vám môže povedať:
Správne vedenie účtovníctva počas roka vám a vašej CPA umožňuje predvídať daňové záväzky a plánovať dopredu. Pomerne zjednodušuje aj proces vytvárania daňového priznania, pretože vaše obchodné výdavky sú už správne zaradené do správnych kategórií, ako sú výdavky na automobil, cestovné náklady, strava atď.
Bez riadneho vedenia účtovníctva musíte svoje výdavky zistiť dodatočne (ak ešte môžete). Mnohé odpočty sú stratené, pretože majiteľ firmy neviedol adekvátne záznamy a potvrdenky, ktoré by ich potvrdili.
CPA alebo kvalifikovaný obchodný poradca by vám tiež mal pomôcť vytvoriť realistické rozpočty a ciele pre vaše podnikanie, aby ste mohli vypracovať prognózy a vedieť, koľko kapitálu potrebujete na spustenie svojho podnikania.
Otvorte svoju poštu
Možno vás prekvapí, koľko majiteľov firiem zanedbáva otváranie pošty (či už elektronickej alebo poštovej) a stará sa o ňu. Iste, veľa z toho bude odpad, ale starostlivosť o svoje bankové výpisy, vládne oznámenia a korešpondenciu so zákazníkmi udrží vaše podnikanie na správnej ceste a zabráni tomu, aby sa malé problémy zmenili na väčšie.
Napríklad vládne oznámenie, že vaša platba dane z obratu chýba, je vo všeobecnosti spojené s malou pokutou a úrokovým poplatkom – ak ho zachytíte prvýkrát – ale tieto náklady stúpajú, ak ignorujete prvé upozornenia.
Vyhraďte si čas aspoň raz za týždeň (radšej častejšie), aby ste si všetko prešli a spracovali:
- Zaplatiť dlhy
- Vkladové šeky
- Reagujte na sťažnosti alebo obavy zákazníkov (aj tie zložité)
- Reagujte na oznámenia dodávateľa, banky a vlády
Možno si myslíte, že vyššie uvedené rady týkajúce sa „kontroly vkladov“ sú zbytočné. Raz ma však požiadali, aby som pre klienta skartoval niekoľko starých dokumentov a našiel som takmer tucet neotvorených obálok so šekmi v celkovej hodnote viac ako tisíc dolárov – šeky, ktoré už boli dávno neaktuálne.
Ak príde niečo, čomu jednoducho nerozumiete, ako to zvládnuť, porozprávajte sa so svojím CPA alebo iným dôveryhodným poradcom. Jeden z mojich vysokoškolských inštruktorov dal mojej triede jednoduchú radu, ktorá ma vždy držala:
Udržiavať kontroly účtovníctva
Ako vaša firma rastie, vyššie uvedené položky sú často prvé veci, ktoré chce majiteľ firmy delegovať. Avšak zachovanie dobrého účtovné kontroly diktovať, aby ste vy, majiteľ firmy, osobne vykonávali určité úlohy, kedykoľvek je to možné.
Ak vám papierové šeky vypisuje niekto iný, mali by ste ich aj tak podpísať. Vaše bankové výpisy môže zosúlaďovať niekto iný, no aj tak by ste si ich mali prečítať. Bežná úloha kontroly PO boxu zachránila nejedného majiteľa firmy pred pokračujúcim podvodom alebo krádežou v rámci ich organizácie, pretože si všimli faktúru alebo iný dokument, ktorý nedával zmysel, a vypátrali ho.
Zosúladiť všetky finančné účty
Zosúladenie výpisy z bankových a kreditných kariet by sa mali vykonávať mesačne. Zosúladenie výkazov znamená ich porovnanie s vašimi záznamami, aby ste sa uistili, že súčty sú rovnaké. Online bankovníctvo a denné sťahovanie transakcií do vášho účtovného softvéru je dobrá vec, ale zosúladenie udržiava vaše záznamy presné a poskytuje kontrolu, či uvedené sumy idú tam, kam si myslíte, že idú.
Quickbooks môže napríklad predpokladať, že stiahnutá transakcia za 100 USD sa zhoduje s transakciou, ktorú ste už zadali za 100 USD. Tieto sumy sa však môžu náhodou zhodovať a v skutočnosti môže byť transakcia, ktorú ste zadali, stále neuhradená.
Zosúlaďovanie účtov vás núti sledovať všetky tieto transakcie a je to tiež druhá šanca, ako si všimnúť, kde boli uskutočnené platby. Možno ste si napríklad mysleli, že ste pozastavili službu Google AdWords, no zistili ste, že stále prebieha platba z kreditnej karty.
Pravidelná inventarizácia vašich hotových výrobkov, nedokončenej výroby a surovín vám tiež pomáha udržiavať vaše obchodné záznamy na mieste – a môže vám pomôcť odhaliť ich, ak niečo chýba.
Predvídať výdavky
Niektoré výdavky, ako napríklad objednanie zásob a zaplatenie účtov za dopravu, sú predvídateľné. Iné, ako sú mzdy, dane a platby pôžičiek, prichádzajú v rôznych časoch (týždenne, dvojtýždenne, mesačne, štvrťročne alebo dokonca ročne).
Môže byť ťažké sledovať, koľko budete dlžiť v rôznych časoch. Aby to bolo ešte zložitejšie, mzdové náklady sa často automaticky odpočítavajú z vášho účtu, či už sú pripravené alebo nie!
Jedným z riešení je udržiavať prognózu peňažných tokov, ktorá zohľadňuje všetky predpokladané budúce výdavky v najbližších mesiacoch. Ďalším prístupom, ktorý mnohí majitelia firiem využívajú najmä pri mzdových výdavkoch, je vedenie samostatného bankového účtu. Prenesením hrubej (tj celkovej) sumy mzdových nákladov do nej v každom výplatnom období môže majiteľ firmy efektívne ušetriť na mesačných a štvrťročných daniach zo mzdy, keď budú splatné.
Vyhradené bežné účty sa niekedy používajú aj na významné obchodné výdavky, ako sú zásoby. Vloženie časti peňazí zo všetkých predajov na účet kontroly zásob znamená, že ste vždy finančne pripravení objednať si ďalšie zásoby.
V prípade výdavkov, ktoré sú predvídateľné, ale ktoré sa budú realizovať v trochu nepredvídateľných intervaloch (ako sú príklady miezd a zásob), mnohí majitelia firiem uprednostňujú dodatočné bankové účty, pretože poskytujú jasnejší obraz o tom, kde sú, bez toho, aby museli robiť výpočty. za letu.
Ak napríklad potrebujete rýchlo nový počítač za 2 000 USD, na hlavnom bankovom účte máte 6 000 USD a viete, že vaša ďalšia výplatná páska je už prevedená na výplatný účet, viete, že si počítač môžete kúpiť.
Stále budete musieť predpovedať peňažné toky, ale mať niekoľko vyhradených kontrolných účtov pre vyššie popísané kritické funkcie vám pomôže udržať si poriadok a vaša firma by mala mať peniaze na svoje priority.
Dávajte si pozor na dlh
Určité množstvo dlhu môže byť v podnikaní nevyhnutné, najmä keď sa začína a/alebo rastie. Ak však nebudete pozorne sledovať dlh, váš prístup k úveru môže maskovať vážne problémy s peňažným tokom a ziskovosťou vo vašom podnikaní. Možno sa jedného dňa zobudíte a zistíte, že vaše kreditné karty a/alebo obchodná úverová linka sú odpočúvané.
Aby ste tomu predišli, mali by ste sledovať svoj dlh – aspoň raz za mesiac skontrolujte svoje zostatky, aby ste sa uistili, že klesajú, nie stúpajú. Uchovajte si tabuľku, aby ste videli, ako sa tieto zostatky časom menia. Plíživý dlh je oveľa jednoduchšie napraviť skôr, ako sa úplne vymkne spod kontroly, ako neskôr, keď vám dochádza úver a platíte veľké úroky.
Finančná hygiena – je to dobré pre vás!
Išli ste do podnikania, pretože ste mali skvelý nápad, nie preto, že milujete účtovníctvo. Účtovné práce, čítanie e-mailov a iné administratívne úlohy vám môžu pripadať ako nič iné, ako odvádzanie pozornosti od dosahovania vašich cieľov. Ale zostať nad nimi je najlepší spôsob, ako kontrolovať riziká, ktoré vám v podnikaní hrozia!
Spustite si svoj vlastný internetový obchod okamžite pomocou StoreBuilder od Hostinger. Využite všetky výhody nášho spravovaného WordPressu a WooCommerce bez zložitosti.
Nemáte skúsenosti s kódovaním? Žiaden problém.
Nie je dôvod začínať od nuly alebo sa cítiť zavalený prázdnou obrazovkou. Stačí odpovedať na niekoľko otázok a za pár minút budete mať svoj vlastný internetový obchod s intuitívnou domovskou stránkou s jednoduchou navigáciou, ktorá je optimalizovaná na premenu vašich návštevníkov na zákazníkov. Skontrolovať to!
