Henry Ford to možno povedal najlepšie: „Ak budete vždy robiť to, čo ste vždy robili, vždy dostanete to, čo ste vždy dostali.“ Uvedomil si, že pokroky v technológiách a automatizácii pomôžu transformovať zastarané procesy s cieľom zvýšiť efektivitu a kvalitu a zároveň udržať náklady pod kontrolou.
Rovnako ako v jeho dobe je potrebný nový prístup k zlepšovaniu procesov, ak si chcú organizácie udržať konkurenčnú výhodu a byť lídrom vo svojom odvetví. Aby tak urobili, musia najprv identifikovať kľúčové procesy a prekážky a potom určiť, ako ich možno zlepšiť a optimalizovať využitím najnovších technológií vrátane robustného softvéru, cloudových platforiem a spolupráce rôznych oddelení a funkcií v rámci organizácie.
Tento komplexný prístup sa nazýva Business Process Optimization (BPO) a kombinuje maximalizáciu plného potenciálu ľudí a implementáciu viacerých technologických riešení – od riadeného IT po riadenú tlač alebo správu podnikového obsahu. Namiesto hľadania jediného riešenia na zefektívnenie a automatizáciu procesov môže organizácia využiť funkčnosť a efektivitu dostupnú v rámci viacerých platforiem a služieb. Pýtate sa, ako to celé funguje? Pozrite si odpovede na tieto často kladené otázky o BPO.
1. Ako môže BPO zlepšiť efektivitu?
Každá organizácia môže profitovať zo zvýšenej efektívnosti, ale ako sa to dosiahne pomocou BPO? Keď zamestnanci dokážu automatizovať určité úlohy a majú rýchly prístup k informáciám v reálnom čase bez toho, aby museli triediť preplnené priečinky doručenej pošty, kartotéky a počítačové súbory, budú produktívnejší. Okrem toho, ak IT oddelenie spoločnosti neustále rieši problémy s tlačiarňou alebo má problém držať krok s najnovšou technológiou, BPO môže pomôcť zamerať ich úsilie na kritické funkcie riešením týchto problémov.
Novší zamestnanci môžu dosiahnuť rýchlosť rýchlejšie, keď sú zavedené definované procesy, čím sa skracuje čas potrebný na rozbehnutie a keď všetci zamestnanci dodržiavajú konzistentné procesy naprieč oddeleniami a zameriavajú sa na kľúčové kompetencie, zlepšuje sa kvalita. Monitorovacie a reportovacie nástroje môžu pomôcť zabezpečiť zodpovednosť naprieč oddeleniami a znížiť ľudské chyby, čo vedie k vyššej spokojnosti na pracovisku. Všetky tieto zlepšenia procesov vedú k vyššej efektivite a úspore nákladov.
2. Ako BPO konzultant určuje potreby mojej organizácie?
Pre úspešnú implementáciu BPO je rozhodujúce vyvinúť prispôsobené riešenie, ktoré zohľadní vaše existujúce procesy a systémy. Nie všetky procesy možno potrebujú zmenu, zatiaľ čo iné môžu odhaľovať do očí bijúce príležitosti na zlepšenie. Odborný konzultant BPO pomôže identifikovať a pochopiť procesy každého oddelenia a navrhne riešenia technológie a pracovného toku, ktoré sú v súlade s každou oblasťou vašej spoločnosti.
Rôzne technológie – od tlačiarní, počítačov, softvéru, CRM a ďalších – budú inventarizované a analyzované, aby sa určilo, či menej zdrojov alebo menej zariadení dokáže vykonať rovnaký objem práce. Zníženie počtu tlačiarní napríklad povedie k väčším úsporám nákladov a, čo je pre mnohých prekvapujúce, skutočne zlepší produktivitu, šetrí energiu a posilní bezpečnosť údajov.
3. Čo je súčasťou procesu implementácie?
Po určení konečného plánu je čas vykonať navrhované vylepšenia a uľahčiť hladký prechod. Plán bude pravdepodobne zahŕňať nákup aplikácie, ako je softvér Laserfiche ECM, ktorý zautomatizuje mnohé manuálne a náročné procesy. Dosiahnutá efektivita môže výrazne prevážiť investície znížením prestojov, zlepšením bezpečnostných opatrení, minimalizáciou stratených objednávok a súborov a znížením nákladov.
Súčasťou riešenia môžu byť aj služby Managed Print, ktoré zaisťujú, že je nainštalovaný správny počet tlačiarní a že sú uzákonené protokoly na zníženie spotreby papiera, zbytočnej tlače a spotreby tonera. Súčasťou bude servisný plán, ktorý zabezpečí, že problémy s tlačiarňou sa budú riešiť proaktívne alebo že v prípade problému bude okamžite nasadený servisný technik.
Váš plán môže zahŕňať aj spravované IT riešenie, ktoré zabezpečí, že vaše počítače, softvér a dátové centrá budú aktuálne, zosúladené a fungujú pri maximálnej efektivite. Okrem toho budú zavedené robustné bezpečnostné opatrenia, ktoré zabezpečia bezpečnosť vašich údajov. Niekedy sa implementuje viacero riešení naraz, zatiaľ čo iné volia postupný prístup.
4. Ako sa BPO zjemňuje po implementácii?
Skutočná optimalizácia nikdy nie je záležitosť, ktorá sa vykoná raz. Aby sa zabezpečilo, že BPO bude mať maximálny úžitok, vyžaduje si monitorovanie procesov a ľudí a porovnávanie výsledkov pred a po implementácii. Počas tejto analýzy sa môžu objaviť ešte ďalšie príležitosti na zlepšenie. Skutočný BPO partner bude usilovne využívať taktiku neustáleho zlepšovania, aby vám pomohol zabezpečiť, aby vaša prevádzka bežala čo najhladšie.
Ak ste pripravení preskúmať, či je riešenie BPO to pravé pre vašu organizáciu, obráťte sa na odborníkov zo spoločnosti Gordon Flesch Company. Radi vám pomôžeme posunúť vašu organizáciu na novú úroveň efektívnosti a úspechu.
