Sprievodca projektovým manažmentom SEO (s bezplatnou šablónou plánu)

Čo je to SEO projektový manažment?

Tu v Ahrefs spolupracujeme s viac ako 2 000 digitálnymi agentúrami, takže rozumieme každodenným výzvam, ktorým čelia. Jednou z najčastejších výziev je, ako efektívne riadiť viacero SEO projektov. Požiadali sme niekoľko digitálnych agentúr, ktoré sú lídrami v odvetví SEO, aby pomohli objasniť túto tému a podelili sa o svoje znalosti a odborné znalosti o tom, ako interne organizujú SEO projekty.

Sme vďační za príspevky k tomuto článku od nasledujúcich SEO expertov:

  • Tyson Hinz, COO spoločnosti WebMarketers
  • Laurel Miltner, riaditeľka digitálnej stratégie v Orbit Media Studios
  • John Lincoln, generálny riaditeľ spoločnosti Ignite Visibility

Riadenie projektu SEO zahŕňa žonglovanie s mnohými pohyblivými časťami. Pre agentúry je táto práca o to ťažšia, že sa vykonáva u viacerých klientov v rôznych fázach a úrovniach zložitosti. Čím viac klientskych projektov, tým viac ľudí zapojených. Veci sa môžu veľmi rýchlo pokaziť. To je dôvod, prečo potrebujete solídny rámec a proces riadenia SEO projektov, ktorý je systematizovaný.

Každý daný SEO projekt môže obsahovať až 8 (!) pohyblivých častí alebo oveľa viac:

      1. On-page SEO audit stránok
      2. Oprava problémov so SEO na stránke (napr. rýchlosť webu, nefunkčné odkazy atď.)
      3. Výskum kľúčových slov
      4. Neustály dosah na budovanie odkazov
      5. Analýza spätných odkazov
      6. Výroba obsahu
      7. Blogger/PR dosah
      8. Optimalizácia existujúceho obsahu

Dobre zdokumentovaný systém uľahčí škálovanie (pridajte viac klientov, viac projektov) a bude dostatočne robustný, aby ste mohli ľahko prijať nových členov tímu alebo vymeniť členov tímu bez veľkého tréningového zaťaženia alebo potreby zvyšovania kvalifikácie.

Niektoré možnosti zdokumentovania procesu riadenia projektov SEO zahŕňajú:

  • Interná wiki/intranet
  • Jednoduchý dokument MS Word alebo Google Docs
  • Spracujte stránky v rámci nástrojov na riadenie SEO projektov

Aj keď vám nástroje môžu pomôcť zefektívniť a spravovať všetky vaše SEO projekty, stále musíte začať s pevným základom procesov a dobre zdokumentovaným systémom na zakladanie, prevádzku a údržbu SEO projektov vo vašej agentúre.

Prečo je SEO projektový manažment dôležitý?

Princípy efektívneho riadenia SEO projektov sú rovnaké ako všeobecné riadenie projektov:

      1. Využite formálnu štruktúru projektu
      2. Definujte rozsah projektu, cieľ a ciele
      3. Stanovte si úlohy, povinnosti a očakávania
      4. Identifikujte riziká a prekážky
      5. Udržujte nepretržitú komunikáciu
      6. Zmerajte pokrok

„Komunikácia“ je v zásade č. 5 uvedená samostatne, ale je tiež základnou zložkou všetkých zásad. Je to lepidlo, ktoré udrží váš projekt na správnej ceste a zaistí, že nič neprepadne cez praskliny. Nástroje SEO Project Management vám môžu pomôcť systematizovať vašu komunikáciu o úlohách, ale potrebujete aj procesy, ako budete klientov informovať o aktuálnom stave a sprostredkovať im pocit týždenného / mesačného pokroku smerom k cieľom.

Štruktúrovanie a riadenie vášho SEO tímu

Existuje niekoľko spôsobov, ako štruktúrovať svoj tím pre efektívne riadenie SEO projektov. Keď prevezmete viac klientskych projektov, pracovné postupy sa stanú komplikovanejšími, pretože vyššie uvedené pohyblivé časti sa stanú trojrozmernými a viacnásobnými pre každý projekt. Ako rastiete, projektové úlohy môžu byť zabudnuté alebo môžu byť zmeškané termíny. Toto je kde viditeľnosť projektu je kľúčom k tomu, aby každý v tíme videl každý projekt a všetky jednotlivé úlohy.

Čítať:  Sprievodca kupujúcim Xbox Series X: Čo potrebujete vedieť o vlajkovej lodi Xbox

John Lincoln, generálny riaditeľ digitálnej agentúry so sídlom v San Diegu Zapáliť viditeľnosť verí, že udrží veľkosť tímu chudý a zlý je správna cesta.

“Pokiaľ ide o štruktúru tímu SEO, problémom je príliš veľa ľudí v kuchyni. Čím viac ľudí je zapojených – najmä ak sú neskúsení – tým ťažšie je veci dotiahnuť do konca.”

Veľkosť a štruktúra vášho tímu by mali odrážať odborné znalosti, ktoré potrebujete pre počet projektov, ktoré máte. Pre väčšinu agentúr bude ich prvým zamestnaním SEO pravdepodobne riaditeľ SEO alebo manažér SEO. Táto osoba bude mať za úlohu „riadiť“ SEO projekty a definovať procesy a metodiky agentúry. Je samozrejmé, že tento prenájom je mimoriadne dôležitý, pretože nastavuje štandard pre to, ako sa vykonáva SEO.

Ako sa tím rozširuje, je to zvyčajne tento SEO riaditeľ, ktorý má vplyv na rozhodovanie o ďalších zamestnancoch. Ako sa teda uistíte, že najmete najlepšieho možného riaditeľa SEO? Zaujímavé je, že samotný Google má na to názor:

Odporúčajú nasledujúci 3-krokový proces:

1. Rozhovor

Počas pohovoru pozorne počúvajte, ako kandidát hovorí o tom, ako by plnil svoju úlohu, tj: sú príliš fixovaní na hodnotenie alebo sú viac holistickí a hovoria o tom, ako SEO pomáha dosiahnuť celkové obchodné ciele klientov? Google odporúča najať si SEO profesionálov, ktorí dokázali, že dokážu prepojiť SEO aktivity a výsledky s hmatateľnou obchodnou hodnotou.

2. Kontrola referencií

Ako každý náborový proces, kontrola referencií je povinná. Google však navrhuje, aby ste sa po prebratí základov pokúsili pochopiť, ako kandidát predtým viedol ľudí okolo seba (tj tím, kolegovia, klienti). Boli ich výsledky SEO udržateľné? Aká bola rovnováha medzi ich krátkodobými opravami a dlhodobou stratégiou? Ako úspešne vzdelávali/obhajovali SEO, aby bolo neoddeliteľnou súčasťou podnikania ich klientov?

3. Technický audit

Žiadny proces náboru SEO by nebol úplný bez toho, aby ste kandidáta nepožiadali o predloženie SEO auditu. Teraz ste na rade, aby ste „byli klientom“ a vyskúšali si, ako kandidát hodnotí webovú stránku a ako komunikuje prípadné problémy, tipy na optimalizáciu a oblasti príležitostí. V topánkach klienta sa ho opýtajte, aké investície (čas, peniaze, zdroje) sú potrebné na zlepšenie výkonu a zhodnoťte, ako dobre štruktúrujú svoju odpoveď a spájajú každú prácu s obchodnou hodnotou. Ak chcete posúdiť ich technický audit, pozrite si náš kontrolný zoznam auditu webových stránok ako počiatočné kritérium.

Definovanie procesu riadenia SEO projektov

Hovoril som s Tysonom Hinzom, COO v kanadskej digitálnej agentúre WebMarketersktorí prevádzkujú viacero SEO projektov na cestách pre klientov na všetkých úrovniach digitálnej zrelosti.

“Kľúčom k úspešnému riadeniu viacerých projektov naraz je mať skalopevnú metodológiu a dobre implementované systémy riadenia práce.”

Tyson vysvetlil metodiku WebMarketers na riadenie viacerých projektov SEO. Agentúra používa štyri kroky:

Čítať:  John Mueller hovorí o tom, či sú prepojené stránky bližšie k domovskej stránke indexované rýchlejšie

      1. Výskum/Plán – Vo fáze prieskumu sa hlboko ponoria do webovej stránky klientov analytiky a auditu. Pomocou rôznych nástrojov skúmame obsah, štruktúru a výkon webovej stránky, ako aj konkurenčné prostredie. Identifikujú najlepšie príležitosti vzhľadom na rozpočty a obchodné ciele klienta a rozdelia tieto príležitosti na úlohy, ktoré sú vložené do Workzone, ich softvéru na riadenie projektov. Zistili, že plánovanie trojmesačných úloh SEO naraz je najlepšie, pretože im umožňuje efektívnejšie plánovať dlhodobejšie stratégie a zároveň im dáva flexibilitu meniť kurz podľa potreby.
      2. Vykonať – V druhom kroku plnia plánované úlohy. SEO tím WebMarketers má vďaka dôkladnému výskumu a plánovaniu vždy jasný prehľad o tom, čo je potrebné v daný deň urobiť. Či už ide o písanie blogových článkov, zlepšovanie štruktúry hlavičiek, implementáciu štruktúrovaných údajov alebo zlepšovanie rýchlosti stránky, ich SEO tím má čas, ktorý potrebujú na to, aby veci urobili správne.
      3. Analyzovať – Vo fáze analýzy hodnotia vykonanú prácu a jej vplyv na weby klientov. V tomto bode si kladú otázky, ako napríklad „zvýšil blogový príspevok predpokladanú návštevnosť?“, „ako efektívne boli nové meta popisy pri zlepšovaní CTR?“ alebo „o koľko dokázali skrátiť čas načítania po minimalizácii CSS a Javascript“. Tento krok analýzy je kľúčový, pretože bez neho môžu byť peniaze klienta zbytočné, ak budete jednoducho pokračovať v úlohách bez toho, aby ste skontrolovali dopad.
      4. Upraviť – Po analýze výkonnosti plánu SEO sú schopní vykonať potrebné úpravy s cieľom zlepšiť výsledky, ako aj celkové procesy. Úpravy sa vykonávajú z rôznych dôvodov – ak niečo funguje lepšie, ako sa očakávalo, môžu to zdvojnásobiť a/alebo zopakovať, ak je to možné.

Ak sa vám tieto kroky zdajú známe, je to preto, že sú založené na PDCAalebo Demingovo koleso. Metóda štvorstupňového riadenia, ktorá pochádza z oblasti výroby, je rovnako efektívna pre marketing a predstavuje spôsob, ako neustále zlepšovať procesy a dosahovať lepšie výsledky.

Neustále zlepšovanie je niečo, o čo by sa mala snažiť každá marketingová agentúra. Nielen preto, že zlepšuje výsledky pre klientov, ale aj preto, že agentúram umožňuje vylepšiť svoje procesy, eliminovať plytvanie časom a fungovať ziskovejšie.

Tím WebMarketers vo svojej kancelárii v Ottawe

Spájame to všetko s nástrojmi projektového manažmentu

Zatiaľ čo výskum, vykonávanie, analýza a prispôsobovanie je skvelý spôsob, ako zabezpečiť neustále zlepšovanie; sami o sebe to nestačí. Pre mnohé agentúry je ťažká realita, že existuje obmedzený počet hodín týždenne, ako aj obmedzený počet rúk na palube na vykonanie práce a analýzy potrebné na prebratie teórie a jej uvedenie do praxe. Tysonov tím sa spolieha na nástroj na správu pracovného toku, aby bolo všetko organizované na jednom mieste.

“Používame Workzone, aby sme zabezpečili, že úlohy nie sú len naplánované a pridelené správnej osobe, ale aj to, že pracovná záťaž bude rozložená a naplánovaná tak, aby bola dokončená pred dátumom fakturácie našich klientov.”

S týmto softvérom môžu manažéri sledovať denné pracovné zaťaženie zamestnancov, identifikovať potenciálne problémy skôr, ako nastanú, a zabezpečiť, aby všetky SEO projekty boli na správnej ceste – bez ohľadu na to, koľko ich je.

Čítať:  Jednoduchý návod na začatie podnikania v oblasti SEO

Tím Orbit Media Studios

Laurel Miltner je riaditeľkou digitálnej stratégie v digitálnej agentúre so sídlom v Chicagu, Orbit Media Studios a tiež sa vo veľkej miere spolieha na procesy a nástroje na zvládnutie pracovnej záťaže agentúry v oblasti SEO projektov.

“Proces a dokumentácia sa stali kľúčovými prvkami úspešného riadenia SEO projektov v spoločnosti Orbit. Je pre nás dôležité, aby sme klientom pomáhali sledovať vylepšenia výkonu SEO na makro úrovni (celé webové stránky), ako aj mikro (stránka po stránke a kľúčové témy). “

Na rozdiel od väčšiny tradičných webových projektov, ktoré začínajú a končia alebo majú definované dátumy, väčšina projektov SEO prebieha. Na začiatku projektu sú určite jednorazové úlohy, ale mesačné aktivity, ako je vytváranie obsahu, dosah a budovanie odkazov, sú bežnými „zásobníkmi“.

“Súčasťou procesu musia byť rámce podávania správ, ako aj dokumentovanie toho, čo sa urobilo a kedy. Každý program a projekt začíname otázkou: Čo sa snažíme dosiahnuť a ako to budeme sledovať?”

Orbit Media Studios spája SEO úlohy s výsledkami projektu

Nástroje na riadenie SEO projektov by vám mali pomôcť komunikovať pokrok interne s vaším tímom aj externe s vašimi klientmi. Ako spomína Laurel, táto úroveň podávania správ klientovi pomáha komunikovať hodnotu, ktorú vaša agentúra prináša späť do klientovho podnikania.

Bežné problémy a ako ich prekonať

Žiadny zdokumentovaný proces

Nielenže to robí každý projekt neefektívnym a nekonzistentným, ale absencia zdokumentovaného procesu znamená, že musíte zakaždým znovu vynájsť koleso a váš pracovný postup je závislý od vedomostí uviaznutých v hlavách ľudí – možno aj vy! Riešenie: „open-sourcing“ vašich znalostí v rámci vašej agentúry robí všetko, čo robíte, škálovateľné. Akonáhle sú procesy zdokumentované, môžete zapojiť viac ľudí, ktorí sa budú učiť a vykonávať podľa vášho procesu. Toto je jediný spôsob, ako efektívne rásť, keď zapojíte viac projektov klientov SEO.

Scope Creep a nekonečné revízie

Procesy SEO Project Management vám môžu pomôcť organizovať prácu interne, ale majú tiež veľkú výhodu v tom, že pomáhajú štruktúrovať projekt a jasne nastaviť očakávania u vášho klienta. Scope creep je veľmi častým problémom, s ktorým sa agentúry stretávajú, a časom môže dosiahnuť tisíce nákladov. Riešenie: implementujte jasné očakávania pre každú fázu projektu a definujte revízie a hodiny, ak fakturujete na základe míľnikov/dodávok.

Nedostatok komunikácie

Dôležitosť jasnej a neustálej komunikácie nemožno preceňovať. Bez dobrej komunikácie sa efektívnosť narúša, čo ovplyvňuje časový harmonogram, rozpočty, kvalitu a môže byť škodlivé pre vzťah medzi agentúrou a klientom. Riešenie: niektorí projektoví manažéri hovoria, že nič také neexistuje nadmerná komunikácia. Použitie nástroja pracovného toku projektového manažmentu nižšie pomôže automatizovať a koordinovať veľkú časť komunikácie v tíme, aby každý videl, na čom všetci ostatní pracujú a ako spolu súvisia a postupujú všetky pohyblivé časti.

Trello

Trello popularizoval „kanban board“, na ktorom sú úlohy zastúpené karty. Tieto karty sú potom usporiadané do stĺpci na a doska. Stĺpce zvyčajne predstavujú fázy projektu (zľava doprava), ale dajú sa nastaviť ľubovoľným spôsobom.

V príklade fáz projektu karta vstupuje do prvého stĺpca vľavo a prechádza na pravú stranu dosky, kým nie je dokončená.

Čítať:  16 populárnych mýtov o SEO, ktorým by ste sa mali vyhnúť (s postrehmi od odborníkov)

Karty môžu mať celý rad rôznych atribútov vrátane vlastníkov, priorít, kategórií, termínov atď. Ku kartám môžete pripojiť médiá a ľubovoľné súbory, aby veci zostali pohromade.

Trello sa stalo populárnym vďaka svojej jednoduchosti a flexibilite. Až tak, že sa objavil celý ekosystém doplnkových aplikácií na podporu používateľov Trello. Napríklad, Správy o modrej mačke poskytuje jednoduché prehľady a analýzy pre Trello, aby ste pochopili, ako karty (aka úlohy) fungujú počas vášho pracovného postupu.

Asana

Asana je jedným z najpopulárnejších plnohodnotných nástrojov na riadenie projektov, ktoré používajú digitálne agentúry. Nízka cena spoločnosti Asana im pomohla uspieť pri zachytení slušného segmentu trhu riadenia projektov SEO. Rovnako ako Trello, aj Asana má zobrazenie kanban (alebo „rozloženie dosky“, ako to nazývajú), ale tiež vám umožňuje vizualizovať svoje úlohy niekoľkými inými spôsobmi vrátane tradičného Ganttovho zobrazenia (alebo „zobrazenia časovej osi“):

Zobrazenie zoznamu:

a zobrazenie kalendára:

Pracovná zóna

Ako Asana, Pracovná zóna je kompletný balík na riadenie projektov s mnohými rovnakými funkciami, ale zameriava sa na prijatie v rámci celého tímu.

To je skvelé pre veľké agentúry s množstvom zamestnancov, ktorí potrebujú spolupracovať. V tejto situácii, čím viac sa Workzone stáva centrom všetkých komunikácií a úloh, tým väčšiu viditeľnosť a efektivitu projektu získa celá agentúra.

Linkio

Linkio sa špecializuje na softvér na správu správy vašich spätných odkazov so super užitočnými funkciami na vyhľadávanie odkazov a dosah na bloggerov.

Tabuľkový hárok

Keď všetko ostatné zlyhá, vždy je tu Excel alebo Tabuľky Google (mimochodom, tu je skvelý trik: napíšte „sheet.new“ do panela s adresou prehliadača Chrome a okamžite vytvorte novú tabuľku Google). Tabuľky sú osvedčenou metódou na jednoduchú správu úloh a sledovanie stavu. Napriek vyššie uvedeným pokročilým nástrojom sú tabuľky stále pravdepodobne najpopulárnejšou metódou riadenia SEO projektov. Sú jednoduché, známe a prirodzene prispôsobiteľné.

Ak začínate s riadením SEO projektov, stiahnite si našu bezplatnú excelovú šablónu nižšie:

Ďalšie kroky

V tomto článku sme sa venovali základom projektového manažmentu SEO a odkázali sme na troch odborníkov na SEO z popredných digitálnych agentúr v tomto odvetví. Teraz je rad na tebe, aby si uviedol teóriu do praxe. Ak si od týchto odborníkov vezmete len jeden pohľad, je to dôležité komunikácia. Každý proces a metodika, ktorú zaviedli v rámci svojich SEO projektov, je podložená internou aj externou komunikáciou. Nástroje pracovného toku určite pomôžu pri umožnení tejto komunikácie.

Potrebujete tiež solídnu dokumentáciu, ktorá načrtne, ako robíte veci a aké kroky podniknete pri každej úlohe. Pomôže vám to škálovať vaše služby pri prijímaní ďalších klientov. Musíte sa zbaviť závislosti od ľudí a zdrojov. Ak to neurobíte, narazíte na úzke miesta vo svojom pracovnom postupe a začnete strácať efektivitu vo svojej práci.

Ale všetko vyššie uvedené je irelevantné, ak vo svojom tíme nemáte skúsených odborníkov. Najcennejším aktívom vašej agentúry sú vaši ľudia. Najať tých najlepších od prvého dňa vám pomôže pripraviť sa na úspech!

Ak sa chcete podeliť o svoje tipy a triky na riadenie SEO projektov, tweetujte nám s hashtagom #seoptimer.

Nové Publikácie:

ODPORÚČANIE